Como implementar um software em sua empresa

Com o ambiente empresarial cada vez mais acirrado – devido à forte concorrência, conseguir uma boa vantagem competitiva pode significar um grande avanço para o seu negócio. Nos dias atuais, a tecnologia vem proporcionando justamente isso, e essa é a razão pela qual um grande número de empresas vem buscando alternativas que proporcionem um melhor gerenciamento de suas atividades. Um bom exemplo é o software WMS, que otimiza as atividades de armazenagem e é muito usado por empresas de logística.   

Mas, é importante saber que implementar um sistema desse porte em uma empresa, é uma ação que precisa de planejamento. Caso seja feita sem uma análise prévia, o risco de não funcionar da maneira como deveria é bem grande. Por isso, separamos algumas dicas para que você possa usufruir 100% todos os benefícios que o software WMS poderá lhe proporcionar, após esse implemento.   

Confira abaixo o passo a passo para implementar o software WMS em seu negócio:

Faça um planejamento estratégico

Atenção, esse passo é essencial! Monte uma equipe com colaboradores de sua empresa, que deverá ser composta por funcionários de diversas áreas, como contabilidade, operações e atendimento ao cliente. Cada um dos integrantes do time deve ficar responsável por tarefas específicas, como:

  • – Cronograma de implementação;
  • – Finalização dos objetivos;
  • – Formulação de um plano de treinamento e de capacitação dos colaboradores.
  • – Dessa forma, você insere todos os departamentos de sua empresa no processo de implementação do software, para que todos tenham ciência da importância desse novo sistema que virá para otimizar e trazer benefícios em todas as frentes de trabalho.   

 

Identifique os principais problemas da empresa

Como eu faço isso? Calma, é um passo bem simples. Você e sua equipe precisam analisar quais  são os principais processos que precisam ser otimizados dentro de sua empresa. Para facilitar, crie um questionário que irá guiar os seus passos, com questões como:  

  • – Os procedimentos da empresa estão atualizados, de acordo com práticas do mercado e concorrentes?
  • – Existem processos que poderiam ser automatizados? Quais?
  • – Minha equipe gasta muito tempo para processar pedidos? Quanto tempo?
  • – Quando preciso de uma informação de negócio, onde consigo encontrá-la? Quanto tempo demora?

 

Realize também entrevistas com pessoas dos mais diversos departamentos (líderes) para entender quais os gaps de cada área.

Defina os principais objetivos de uso do software WMS

De acordo com as análises e respostas que obtiver (referente ao passo anterior), defina o que espera do software WMS, ou seja, estabeleça quais são os objetivos, antes da instalação efetiva do sistema. Na maioria das vezes, o que acontece é que em um primeiro momento, a empresa não é capaz de instalar todas as funcionalidades de uma só vez.

Por isso, escolha objetivos específicos, as chamadas prioridades, para que sejam implementadas já na primeira fase. Em um segundo momento, quando a empresa já estiver melhor preparada, todas as outras funcionalidades poderão ser disponibilizadas.

Tenha o plano de trabalho sempre em mãos

Você e a equipe designada devem desenvolver um plano de trabalho que incluirá:

  • Metas
  • Objetivos
  • Prazos
  • Procedimentos de treinamento
  • Fases de implementação

 

O resultado final do plano de trabalho deve conter uma lista de tarefas, e de acompanhamento das ações. Tenha esse plano sempre à mão para acompanhar como anda o desenvolvimento.  

Especifique uma data no cronograma para revisar todos os recursos do software, para que toda a sua equipe saiba exatamente como ele irá funcionar.

Treine seus colaboradores e mantenha-os informados sobre o plano de implemento

Todos deverão ser treinados sobre o manejo do software WMS, e tão importante quanto isso, é mantê-los informados a respeito de quando o sistema entrará efetivamente em operação.

Chegou o momento! Faça os primeiros testes

A equipe do projeto deve realizar testes depois que o treinamento já tiver sido feito. Assim, depois de testado, é hora de fazer os ajustes necessários. Quando chegar nessa fase, verá que falta pouco para que a utilização do software WMS comece a ser feita.  

Avalie seu software

Desenvolva um plano de avaliação bem estruturado que observe as metas e os objetivos que você definiu na fase de planejamento. Após a implementação do software, faça a avaliação no seguinte intervalo de dias:

  • 1 semana após a instalação;
  • 3 meses após a instalação;
  • 6 meses após a instalação.

 

Assim, você terá uma visão de como o software tem lhe auxiliado no dia a dia, principalmente, por que irá comparar os números reais com valores de referência prévios — estabelecidos nos objetivos do projeto.

Ficou com alguma dúvida ou precisa de mais informações sobre como criar o seu próprio plano de implemento do software WMS? Fale com um de nossos especialistas!

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