Planilha para controle de frotas quais os principais riscos e como evitá-los

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Planilhas são versáteis, gratuitas e de fácil acesso. Por esse motivo, é comum que transportadoras optem por esse sistema para controlar sua frota.

Contudo, é preciso ter cuidado ao dispor todas as informações da empresa em uma planilha para controle de transportadoras, já que a plataforma pode apresentar problemas e causar prejuízos à empresa. Neste blog post listamos os principais riscos em uma planilha para controle de frotas e explicamos como é possível evitar todos eles. Confira!

 

Planilha para controle de frotas em  sempre podem conter dados desatualizados 

Ainda que a planilha para controle de frotas e suas fórmulas tenham sido criadas por uma só pessoa, quando ela é acessada e modificada por muitos, há o risco de que os dados apareçam desatualizados ou errados. Isso porque nem todos são especialistas na plataforma. O resultado é um cálculo incorreto que pode ser desastroso para o planejamento da empresa.

 

Perda de informações com planilha para controle de frotas

Sua transportadora reuniu em diversas planilha para controle de transportes, todos os dados que precisa para prestar um bom serviço, como informações sobre a localização de cada veículo e os custos de cada frete. Mas, por estar muito pesada, a plataforma começou a apresentar problemas e está fazendo todos os computadores travarem. Outra possibilidade: independentemente das planilha para controle de frotas, todo o hardware da sua empresa parou de funcionar. E agora?

Ferramentas tecnológicas são muito úteis, porém, não são a prova de falhas. Embora haja recursos para a recuperação de arquivos e a equipe faça backup dos dados frequentemente, infelizmente, nesses dois casos, é provável que a empresa tenha perdido todas as suas informações.

 

Ausência de suporte para planilha para controle de frotas

Uma vez que as falhas do tópico acima ocorram em suas planilha para controle de frotas, não há um suporte 24 horas por dia para auxiliar a resolver o problema. A alternativa para tentar solucionar é buscar um software para transportadoras completo como o sistema TMS e WMS da Mantran.

 

Falta de integração entre os dados quando você usa planilhas para gerenciar transportadoras

Você estabeleceu que cada planilha da transportadora contém um grupo de informações. Porém, ao procurar determinados dados, é difícil encontrar uma relação entre eles, já que a integração é feita manualmente, em uma nova planilha.

Além das dificuldades técnicas, o problema da falta de integração leva a um outro: ocupa o tempo da equipe que poderia, ao invés de checar planilha por planilha, investir seu tempo em outras atividades na empresa.

 

Dificuldade para analisar e gerar relatório

Se um dos problemas da falta de integração entre as planilhas para gerenciar transportadoras é a dificuldade em analisar todos os dados, o resultado disso é que também é difícil gerar relatórios precisos e completos, fundamentais para a empresa traçar suas estratégias. Desse modo, o desenvolvimento da transportadora fica comprometido, já que, sem saber como está no mercado, é impossível encontrar as possibilidades para onde chegar ao lugar certo.

 

Diversos riscos, uma solução

A melhor maneira de solucionar todos esses problemas, ou seja, parar de correr riscos com as planilha para controle de transportadoras, é contar com um bom software para transportadora, de preferência com sistema de armazenamento dos dados em nuvem.

Em sistemas para transportadoras com dados em nuvem, ou seja, que podem ser acessados de qualquer lugar por meio da internet, os dados se mantêm atualizados e integrados. Isso facilita a análise das informações e a geração de relatórios completos para nortear as decisões da empresa.

Por fim, com um software para transportadoras as informações se tornam mais seguras e, caso haja alguma falha, as empresas desenvolvedoras do sistema disponibilizam suporte para atender os clientes e solucionar seus problemas a qualquer momento.

 

A Mantran possui soluções ideais para transportadoras, que reúnem todas as informações necessárias para prestar um serviço de qualidade (veja mais sobre os principais benefícios de um software para gerenciamento de transportadoras).

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