Melhorar o serviço de frete da sua transportadora é fundamental. Afinal, é apenas pelo aprimoramento contínuo que se torna possível crescer e se destacar dos concorrentes.
Para isso, há algumas medidas que devem ser tomadas para conseguir reduzir índices de falhas, melhorar a produtividade e conseguir melhores resultados, com melhor custo-benefício.
Uma das medidas é implementar uma auditoria de frete em sua transportadora. Conheça mais sobre o assunto no artigo a seguir.
O que é auditoria de frete?
A auditoria de frete diz respeito a ação de conferir as faturas enviadas pelas empresas transportadoras. Seu objetivo é buscar se todos os processos estão concernentes com as informações produzidas pelo setor de vendas e faturamento, verificando se há divergências com erros e duplicidades, ou verificando também se há cobrança de serviços que não foram realizados pela transportadora.
É uma forma de verificar se os valores cobrados estão sendo feitos de forma adequada, comparando com o negociado com os fornecedores dos serviços de transporte (transportadoras).
Outro ponto que também é observado pela auditoria de frete é a verificação se os custos com o frete estão de acordo com o faturamento da empresa, a fim de pensar se é o momento de realizar o aumento da tarifa ou se a adequação deve ser feita de outra forma.
Assim, a sua finalidade é identificar discrepâncias ou falhas em operações, a fim de corrigi-las e conseguir a otimização no que concerne aos fretes a médio e longo prazo. Também é uma forma de avaliar o serviço interno da sua transportadora e verificar quais são as medidas que podem ser potencializadas ou modificadas internamente.
O que deve conter uma auditoria de frete para ser eficiente?
Para que as auditorias de frete possam ser feitas de forma eficiente, elas devem contar alguns cuidados básicos, tal como apontaremos a seguir.
Realize a conferência periodicamente
Periodicamente as transportadoras devem enviar as pré-faturas para seus respectivos clientes, que servem como um espelho da cobrança realizada e que auxiliam na validação dos processos entre empresa e transportadora, auxiliando na composição da fatura que será enviada para pagamento.
Essa conferência deve ser feita periodicamente, segundo o envio dos documentos para conferência. Com isso evita-se que, pela acumulação de documentos, ocorram erros nesse processo ou cobrar valores que não haviam sido incluídos anteriormente.
Faça a contestação de divergências
Caso seja encontrado alguma falha no processo de auditoria de frete, é necessário que a transportadora entre com a ação imediatamente, sinalizando o erro que ocorreu, justificando a falha encontrada.
As falhas podem ocorrer por erros nas tabelas adotadas, se houve alguma cobrança indevida (ressarcindo o cliente) ou se foi deixado de cobrar por algum serviço, apresentar a fatura atualizada.
A contestação pode ser feita por meio de cálculos, informando descontos decorrentes de extravios, atrasos na entrega, entre outros, desde que previsto em contrato.
Invista em tecnologias para melhorar a auditoria de frete
Para que a auditoria seja feita com o mínimo de erros, é necessário aprimorar os mecanismos de controle para conseguir melhores resultados. Para auxiliar nisso, sistemas automatizados como o TMS (Transportation Management System) podem ser aliados essenciais.
Eles permitem que a circulação de informações sobre o frete seja realizada de forma mais prática e com menor erro, eliminando a necessidade de conferência manual, o que eleva o tempo para a realização desta tarefa.
Quais seus benefícios?
Mas quais os benefícios de manter uma auditoria de frete periódica em seu negócio? O que a sua empresa ganha com isso? Veja os principais pontos sobre isso a seguir.
1. Controle centralizado
A partir do momento em que você se dispõe a manter uma auditoria constante, você optará por mecanismos para isso, como softwares específicos, que além de auxiliarem no processo de verificação, permitem um melhor controle centralizado.
Isso porque em uma única plataforma, terão todas as informações necessárias e, a partir delas, os colaboradores responsáveis poderão controlar todas as operações.
Isso também permite a tomar decisões melhor embasadas, com maior fundamentação, diminuindo as chances de falhas.
2. Otimização das entregas
Por meio da auditoria de frete, é possível que as transportadoras consigam realizar melhorias no que concerne a operação de entregas. Assim, define-se melhor os locais de embarque, a rota a ser estabelecida, definir prazos mais reais para o cliente.
Com isso, consegue-se melhorar a situação não só para quem receberá a carga, que poderá receber seus itens mais rapidamente, com menor índice de atrasos e extravios, mas também para a transportadora, que consegue administrar melhor essa logística e chegar a melhores resultados a longo prazo, diminuindo gastos no processo de transporte.
3. Redução de erros
Com informações mais precisas em suas mãos, é possível tomar atitudes de mudanças maior embasadas. Isso significa que você não orientará suas questões por base no achismo, mas com informações concretas em mãos.
Com isso, reduz-se o índice de erros. Afinal, se você tem dados objetivos em mãos, é melhor para definir suas ações por meio delas. Por exemplo, uma coisa é você achar que determinada rota é a mais curta. Outra é você ter dados em suas mãos que comprovam isso.
Afinal, seu achismo pode estar errado e levar a erros que gerem prejuízos financeiros para seu negócio de transportes.
4. Realização de análises precisas pela auditoria de frete
Como falamos, a oportunidade de ter dados objetivos em mãos permite realizar análises mais precisas. Muitas vezes as nossas impressões podem estar erradas sobre determinados temas, de forma que é preciso ter informações em mãos para não errar na hora de tomar decisões.
Essas análises podem, até mesmo, mostrar pontos que não são tão óbvios e que não eram esperados e que podem mostrar brechas de oportunidades que a sua empresa pode abordar no seu dia a dia.
5. Simulação de alternativas
A auditoria também permite simular possíveis alternativas para seu negócio na área de transportes, verificando quais soluções podem ser mais vantajosas ou que não vão acarretar em tantas melhorias assim, definindo aquilo que possa ser incorporado pela sua empresa e quais soluções devem ser deixadas de lado.
Como um software pode auxiliar neste processo?
Como falamos neste texto, a tecnologia é aliada importante para a realização de uma auditoria precisa, segura e com o mínimo de erros possível. Com o uso de sistemas TMS integrados com outras soluções (ERP e CRM, por exemplo), é possível realizar uma auditoria de fretes precisa e que trará as respostas esperadas para sua empresa
Quer contar com um software focado para transportadoras e que poderá trazer os resultados esperados para seu negócio? Conheça a Mantran Software! Entre em contato e converse com um de nossos consultores.
